Quanto tempo serve per assumere una persona: le fasi di una ricerca del personale ben fatta

Quanto tempo serve per assumere una persona: le fasi di una ricerca del personale ben fatta

Quando un’azienda ha una posizione scoperta, il tempo diventa subito la variabile che pesa di più: ogni settimana senza la persona giusta significa lavoro che si accumula, colleghi sovraccarichi, opportunità rimandate. Non stupisce quindi che una delle domande più frequenti, tra chi si affaccia per la prima volta a una selezione strutturata, sia semplice e diretta: quanto tempo ci vuole, in realtà, per assumere una persona?

La risposta onesta è che non esiste una durata identica per tutte le ricerche, ma è possibile capire quali sono le fasi del processo, quanto tempo richiedono in media, e — soprattutto — dove si perdono più spesso settimane preziose senza che ce ne sia davvero bisogno.

Perché non esiste un tempo unico

La durata di una selezione dipende da variabili che cambiano molto da caso a caso: la specificità del profilo cercato (un ruolo molto specialistico richiede più tempo di uno più diffuso sul mercato), la disponibilità di candidati nel territorio di riferimento, la rapidità decisionale dell’azienda, e — un elemento spesso sottovalutato — il periodo di preavviso che il candidato scelto dovrà rispettare presso il proprio attuale datore di lavoro.

I tempi che seguono vanno quindi intesi come indicazioni orientative, utili per pianificare, non come scadenze rigide valide per ogni ricerca.

Le fasi di una ricerca e i tempi indicativi

1. Definizione del profilo ricercato (circa 2-5 giorni)

È la fase iniziale, ma anche una delle più importanti: chiarire con precisione quali competenze, esperienze e caratteristiche personali servono davvero per il ruolo. Spesso viene sottovalutata o affrettata, ma è proprio qui che si evitano le rincorse successive: un profilo poco chiaro all’inizio si traduce quasi sempre in candidature poco pertinenti e in tempi che si allungano lungo il percorso.

2. Pubblicazione e raccolta delle candidature (circa 1-3 settimane)

Il periodo di raccolta dipende molto dal canale utilizzato e dalla visibilità dell’annuncio, oltre che dall’attrattività del ruolo stesso. Per profili molto ricercati sul mercato, questa fase può richiedere più tempo, e in alcuni casi richiede una ricerca attiva e mirata, non solo l’attesa di candidature spontanee.

3. Screening delle candidature e primi colloqui (circa 1-2 settimane)

Un primo filtro sulle candidature ricevute, seguito da colloqui conoscitivi con i profili più promettenti. Un processo strutturato in questa fase permette di velocizzare la selezione senza rinunciare alla qualità, perché si evita di dedicare tempo a colloqui poco pertinenti.

4. Colloqui di approfondimento e decisione (circa 1-2 settimane)

I candidati finalisti vengono approfonditi con colloqui più mirati, eventualmente con il coinvolgimento del titolare o del responsabile diretto. È la fase in cui la rapidità decisionale dell’azienda pesa di più: rimandare a lungo una decisione, in un mercato dove i buoni candidati ricevono spesso più proposte contemporaneamente, aumenta il rischio di perdere il profilo migliore.

5. Proposta, trattativa e accettazione (circa 2-7 giorni)

Una volta scelto il candidato, si formalizza la proposta e si negozia eventuali dettagli economici o contrattuali. Questa fase può essere breve se le aspettative sono già state chiarite in precedenza, o più lunga se emergono elementi da rinegoziare.

6. Il periodo di preavviso (variabile, spesso da 15 a 60 giorni o più)

È la fase più spesso dimenticata nei calcoli iniziali: se il candidato scelto è già occupato, dovrà rispettare il preavviso previsto dal proprio contratto collettivo di riferimento, che varia in base all’inquadramento e all’anzianità. Per ruoli di livello più alto, questo periodo può essere significativamente più lungo, e va tenuto in considerazione fin dall’inizio nella pianificazione complessiva.

In termini complessivi, dalla definizione del profilo alla scelta finale del candidato si parla spesso di circa 4-8 settimane, a cui va aggiunto l’eventuale periodo di preavviso prima dell’effettivo ingresso in azienda.

Cosa allunga i tempi più del necessario

• Un profilo definito in modo vago all’inizio, che porta a candidature poco pertinenti e a revisioni del target a ricerca già avviata
• Tempi di risposta lenti da parte dell’azienda nelle fasi centrali, che fanno perdere candidati validi a favore di aziende più rapide
• Troppi passaggi decisionali non necessari, con più persone da coinvolgere in ogni fase senza un processo chiaro
• Colloqui non strutturati, che richiedono ripetute rivalutazioni dei candidati per mancanza di criteri di confronto chiari
• Mancata pianificazione del preavviso, che sorprende l’azienda a selezione conclusa con un ingresso posticipato di settimane

Come accorciare i tempi senza sacrificare la qualità

La rapidità non dovrebbe mai essere ottenuta a scapito della qualità della scelta, perché un’assunzione affrettata e sbagliata costa molto più, in tempo e denaro, di qualche settimana in più dedicata a una selezione accurata. Le strategie che riducono davvero i tempi senza compromettere la qualità sono quelle che eliminano gli sprechi, non quelle che saltano i passaggi: un profilo chiaro fin dall’inizio, un processo decisionale snello, tempi di risposta rapidi ai candidati, e un metodo strutturato che evita ripetizioni e riesami inutili.

Il valore di un percorso pianificato fin dall’inizio

Avere chiarezza fin dal principio su tempi, fasi e responsabilità permette all’azienda di pianificare meglio il periodo di transizione, evitando sia l’ansia di una ricerca “senza fine” sia le decisioni affrettate dettate dall’urgenza. Un percorso di selezione ben strutturato, condotto da un professionista che segue l’intero processo con continuità, aiuta proprio in questo: a rendere prevedibili tempi e passaggi, riducendo l’incertezza per chi deve gestire l’attività quotidiana mentre la posizione resta scoperta.

Se devi coprire una posizione e vuoi capire fin dall’inizio quali saranno i tempi realistici del tuo percorso di selezione, richiedi una consulenza per la selezione del personale della tua azienda: partiamo da un primo confronto sulle tue esigenze specifiche.